सरकारी निर्णयमा तीन तहको सीमा, फाइलको अवस्था सेवाग्राहीले अनलाइनबाटै हेर्न पाउने

सरकारी कार्यालयमा फाइल घुमाउने प्रवृत्ति अन्त्य गरी निर्णय प्रक्रिया छिटो, पारदर्शी र जवाफदेही बनाउन सरकारले ‘सरकारी निर्णय प्रक्रिया (सरलीकरण र डिजिटल बनाउने) सम्बन्धी नियमावली, २०८३’ कार्यान्वयनमा ल्याएको छ।

नियमावलीले निर्णय प्रक्रियामा टिप्पणीका तह सीमित गर्ने, सबै सार्वजनिक निकायमा विद्युतीय प्रणाली लागू गर्ने, फाइल फर्छ्योटको समयसीमा तोक्ने र ढिलाइ गर्ने कर्मचारीलाई जवाफदेही बनाउने व्यवस्था गरेको छ।

नियमावलीअनुसार मन्त्रिस्तर वा केन्द्रीय प्रशासनिक निर्णय गर्दा टिप्पणीका तह तीनभन्दा बढी र नियमित प्रकृतिका निर्णयमा दुईभन्दा बढी राख्न पाइने छैन। निर्णय प्रक्रियामा अनावश्यक तह थपेर फाइल रोक्ने प्रवृत्ति नियन्त्रण गर्न यस्तो व्यवस्था गरिएको हो।

कानुनबमोजिम मन्त्री वा सचिवको तहबाट हुने निर्णयसमेत विषयको प्रकृति र गम्भीरता हेरी मातहतका अधिकृतलाई प्रत्यायोजन गर्नुपर्ने व्यवस्था नियमावलीमा छ। प्रत्यायोजित अधिकार प्रयोग नगरी अनावश्यक रूपमा फाइल माथिल्लो तहमा पठाउने कर्मचारीलाई सचेत गराउने वा विभागीय कारबाही गर्न सकिनेछ।

आवश्यक कागजात नपुगेको, प्रस्ताव कानुनविपरीत भएको वा सम्बन्धित निकायको अधिकारक्षेत्रबाहिर परेको अवस्थामा मात्र स्पष्ट कारण खुलाएर फाइल फिर्ता गर्न पाइनेछ। विनाकारण फाइल रोक्ने, मौखिक निर्देशनका आधारमा निर्णय प्रक्रिया प्रभावित पार्ने वा अनावश्यक कागजात माग्ने कार्यलाई नियमावलीले निरुत्साहित गरेको छ।

६ महिनाभित्र डिजिटल प्रणाली

सरकारले नियमावलीमा व्यवस्था भएअनुसार छ महिनाभित्र सबै सार्वजनिक निकायमा एकीकृत विद्युतीय निर्णय प्रणाली लागू गर्ने लक्ष्य राखेको छ। यस प्रणालीमा फाइल दर्तादेखि टिप्पणी, राय, स्वीकृति र अभिलेखीकरणसम्मका काम डिजिटल माध्यमबाट हुनेछन्।

प्रत्येक फाइललाई विशिष्ट पहिचान नम्बर र क्युआर कोड दिइनेछ भने निर्णयलाई डिजिटल हस्ताक्षरमार्फत प्रमाणित गरिनेछ। यसबाट फाइल कहाँ पुगेको छ, कुन अधिकारीको तहमा छ र निर्णय हुन कति समय लागेको छ भन्ने विवरण अभिलेखमा रहनेछ।

निर्णय प्रक्रियामा कृत्रिम बुद्धिमत्ता (एआई) को सहायतासमेत लिन सकिने व्यवस्था गरिएको छ। पूर्वनिर्णय तथा नजिर खोज्ने, जोखिम विश्लेषण गर्ने, टिप्पणीको मस्यौदा तयार पार्ने र तथ्याङ्क विश्लेषण गर्ने काममा एआई प्रयोग गर्न सकिनेछ। तर एआईले दिएको सुझावका आधारमा मात्रै अन्तिम निर्णय गर्न पाइने छैन। अन्तिम निर्णयको जिम्मेवारी सम्बन्धित अधिकारीमै रहने व्यवस्था गरिएको छ।

जरुरी फाइल सोही दिन टुंग्याउनुपर्ने

नियमावलीले सरकारी कामको प्रकृतिअनुसार फाइल फर्छ्योटको समयसीमा निर्धारण गरेको छ। तुरुन्त वा अति जरुरी प्रकृतिका काम आफूले नै फर्छ्योट गर्नुपर्ने भए सोही दिन वा बढीमा दुई दिनभित्र टुंग्याउनुपर्नेछ। जरुरी तथा साधारण प्रकृतिका काम तीनदेखि पाँच दिनभित्र फर्छ्योट गर्नुपर्ने व्यवस्था गरिएको छ।

डिजिटल प्रणालीमा फाइल दर्ता भएपछि समय गणना स्वतः सुरु हुनेछ। तोकिएको समयसीमा नजिकिँदा वा नाघ्दा प्रणालीले सम्बन्धित अधिकारीलाई सूचना दिनेछ। यसले फाइल लामो समयसम्म विचाराधीन राख्ने प्रवृत्ति नियन्त्रण गर्न सहयोग पुग्ने सरकारले अपेक्षा गरेको छ।

प्रधानमन्त्री तथा मन्त्रिपरिषद्को कार्यालय र सम्बन्धित निकायमा कार्यप्रगति, विचाराधीन फाइल तथा निर्णयमा भएको ढिलाइ देखाउने एकीकृत ड्यासबोर्डसमेत सञ्चालन गरिनेछ। कार्यालयहरूको कार्यसम्पादन मापन गर्न औसत निर्णय समय र ढिला भएका फाइलका आधारमा ‘निर्णय ढिलाइ सूचकाङ्क’ लागू गरिने व्यवस्था छ।

फाइलको अवस्था अनलाइनबाटै थाहा पाइने

नियमावली कार्यान्वयनसँगै सेवाग्राहीले आफ्नो निवेदन वा फाइलको अवस्था अनलाइन, मोबाइल एप वा एसएमएसमार्फत ट्र्याक गर्न सक्ने व्यवस्था गरिनेछ। यसका लागि निवेदन वा फाइलसँग सम्बन्धित ट्र्याकिङ नम्बर उपलब्ध गराइनेछ।

सेवा प्रवाहसम्बन्धी गुनासो डिजिटल माध्यमबाट दर्ता भएपछि २४ घण्टाभित्र जिम्मेवार अधिकारी तोक्नुपर्ने र एक साताभित्र गुनासो समाधान गर्नुपर्ने व्यवस्था पनि गरिएको छ। यसले सेवाग्राहीलाई आफ्नो कामको प्रगति बुझ्न कार्यालय धाउनुपर्ने बाध्यता घटाउने र गुनासो सुनुवाइलाई समयबद्ध बनाउने लक्ष्य राखेको छ।

ढिलाइ गर्नेलाई कारबाही, राम्रो काम गर्नेलाई पुरस्कार

नियमावलीले निर्णय प्रक्रियामा अनावश्यक ढिलाइ गर्ने कर्मचारीको कार्यसम्पादन मूल्याङ्कनमा कम अङ्क दिने र आवश्यकताअनुसार विभागीय कारबाही गर्ने व्यवस्था गरेको छ। अर्कोतर्फ, तोकिएको समयभित्र काम सम्पन्न गर्ने तथा उत्कृष्ट कार्यसम्पादन गर्ने पदाधिकारी र निकायलाई पुरस्कृत गर्न सकिनेछ।

तर कानुन र उपलब्ध प्रमाणका आधारमा असल नियतले निर्णय गरेका कर्मचारीलाई पछि नतिजा फरक आएको कारणले मात्रै सजाय नगरिने व्यवस्था पनि नियमावलीमा समेटिएको छ। यसले कर्मचारीलाई कानुनसम्मत निर्णय गर्न प्रोत्साहित गर्ने र अनावश्यक रूपमा निर्णय गर्न हिचकिचाउने प्रवृत्ति कम गर्ने उद्देश्य राखेको छ।

नियमावलीले सरकारी निर्णय प्रक्रियालाई कागजी फाइल र अनावश्यक प्रशासनिक तहबाट डिजिटल प्रणाली, निश्चित समयसीमा र मापनयोग्य जवाफदेहितातर्फ लैजान खोजेको छ।